Organiser un GN de A à Z
Tu as une super idée qui te trotte dans la tête, une feuille blanche devant toi, et une envie folle de créer ton propre événement ? Bienvenue dans l'aventure ! Organiser un Grandeur Nature est un projet incroyable, mais pour éviter de te noyer sous la masse de choses à faire, il faut avancer dans le bon ordre.
Voici la roadmap absolue de l'organisateur·trice, pensée étape par étape.
Étape 1 : Le Chaos Créatif
C'est le moment le plus excitant : poser les fondations de ton projet.
Choisir son univers et ce que l'on veut raconter : Ton GN sera-t-il un western poussiéreux, un drame historique, une bataille médiévale-fantastique ou un thriller cyberpunk ? Définis le cadre et l'intention émotionnelle (on veut faire rire ? faire peur ? faire réfléchir ?).
Rédiger sa note d'intention : C'est ta boussole. Un document d'une ou deux pages qui résume pourquoi tu crées ce jeu, le ton, le public cible et ce à quoi les joueureuses doivent s'attendre.
Monter son équipe d’orga : Règle d'or : ne reste pas seul·e. Trouve 2 ou 3 complices pour partager la charge mentale. Répartissez-vous les rôles dès le départ : qui gère l'écriture ? qui gère la logistique ? qui s'occupe du budget et de l'administratif
Ressources utiles pour démarrer :
Étape 2 : La Faisabilité (Lieu, Budget & Date)
Une fois que l'idée est là, il faut l'ancrer dans le monde réel.
Trouver le lieu idéal : C'est l'étape qui dicte tout le reste. Tu n'écriras pas le même scénario si tu obtiens un château, une salle paroissiale ou un terrain boisé totalement nu.
Fixer le budget et la date : Estime tes coûts (location du lieu, décors, nourriture, assurances) pour définir le prix de la place joueur·euse. Choisis une date qui ne s'entrechoque pas avec un autre gros GN de la région (è cfr Calendrier BE Larp du GN)
Définir le style de jeu (Règles & Mécaniques) : Choisis si tu pars sur un jeu à règles (chiffrées, points de vie) ou sans règles (WYSIWYG / fair-play). Pense également au fait que tes personnages doivent avoir les moyens d'agir sur leur propre histoire.
Par ailleurs, le GN gagne à être ouvert à tout le monde. Plus tu penses à l'accessibilité tôt dans ton projet, plus il sera facile d'accueillir des profils variés :
Handicaps physiques et invisibles : Lors de ta recherche de lieu, vérifie les accès PMR, la nature des chemins et prévois un espace calme de décompression pour les personnes vivant avec des troubles sensoriels ou neuroatypies.
Inclusion et diversité : Réfléchis à tes formulaires d'inscription (proposer des options non-binaires pour les genres, demander les besoins spécifiques) et veille à ce que tes outils de communication soient inclusifs et bienveillants.
Ressources logistiques :
Étape 3 : Le Blindage Administratif
Maintenant que tu as ton lieu, ton équipe et ta date, il est temps de sécuriser ton événement. À faire plusieurs mois à l'avance !
L'autorisation communale (Si pertinent) : Si ton GN se déroule sur le domaine public (un bois communal, une rue) ou s'il rassemble beaucoup de monde (plus de 30-40 personnes) même sur un terrain privé, tu dois impérativement envoyer une demande d'autorisation au Collège communal de la ville d'accueil.
Police et Pompiers : Préviens la police locale pour éviter les paniques face à des personnes en costume et répliques d'armes. Demande l'accord des pompiers si tu prévois des feux de camp ou des flambeaux.
Assurances & RGPD : Assure ton événement pour couvrir l'équipe et les joueur·euse·s. Mets en place ta politique RGPD puisque tu vas récolter des données privées (inscriptions, fiches médicales).
Tes outils administratifs à télécharger :
Télécharger la demande d'assurance BE Larp
Télécharger le modèle de Fiche RGPD
Étape 4 : Écriture de détail & Ouverture des Inscriptions
Ton cadre est sécurisé, tu peux lancer la machine auprès de la communauté !
Le Livret Univers & de règles : Écris le livret univers et celui des règles pour que les joueureuses s'approprient les codes du monde !
Un bon GN est également un jeu où l'on peut vivre des émotions intenses en toute sécurité. C'est le moment de poser ton cadre de bienveillance :
Sécurité Émotionnelle & BWAT : Intègre les outils et chartes de la BWAT dans tes documents. Définis tes outils de calibration et de sécurité émotionnelle (le "Stop Sécurité", le "OK Check", les Black Boxes).
L'écriture des Backgrounds (BG) : Rédige les fiches de personnages en veillant à tisser des liens forts et croisés entre eux (alliances, secrets, rivalités). C'est ce réseau qui crée le jeu !
Autorisation parentale : Prépare ce document si ton événement est ouvert aux mineurs.
Lancement des inscriptions : n’oublie pas de le communiquer sur tous tes réseaux !
Chouchouter les débutant·e·s : Garde en tête que ce sera peut-être le tout premier GN de certain·es de tes joueureuses ! Mets en place des dispositifs pour les rassurer : un système de "parrainage" (les coupler avec un·e joueur·euse vétéran·e dans le jeu), un livret d'accueil simplifié, ou un brief spécial "première fois" juste avant le début de l'événement pour répondre à leurs questions HRP…
Les ressources d'aide d'écriture:
Étape 5 : La Préparation Terrain & la Sécurité
Le grand jour approche, la logistique s'accélère !
Le matériel et l'intendance : Prépare la signalétique du site (parking, zones interdites, safe zone). Prépare le point intendance (pense à la méthode des 3 bassines pour la vaisselle si tu n'as pas l'eau courante). Tu peux piocher dans le stock de prêt de matériel de BE Larp pour économiser des sous !
L'infirmerie et la sécurité émotionnelle : Centralise les fiches médicales urgentes des joueur·euse·s. Prépare ta trousse de secours. Briefe ton équipe sur les signes gestuels de sécurité (Stop Sécurité, OK Check) et l'usage éventuel des Black Boxes.
Sécurité Physique & Homologation des armes : Pour éviter les vrais blessés, toutes les répliques d'armes en mousse et les protections (armures) doivent être vérifiées avant le début du chrono ! N’hésite pas à faire appel à notre équipe d'homologateur·trices BE Larp ! Nos bénévoles formé·es viennent sur ton événement pour valider le matériel des joueureuses à ta place.
Tes outils :
Étape 6 : Le Débrief et le Post-Jeu
Le mot « Time out ! » a retenti, mais le travail de l'orga n’est pas encore fini !
Les ateliers de post-jeu : Prends un temps avec les joueureuses juste après le jeu pour les aider à "déposer" leur personnage et leurs émotions (éviter le bleed).
Le questionnaire de retour : Envoie un formulaire (champs libres ou questions fermées) pour récolter les avis à chaud et t'améliorer pour le prochain opus !
Ressources de fin de jeu :
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